働き方変革プロジェクト

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オフィス
フロア内の執務席の一部をカフェスペースに

元々は事前予約が必要なしっかりした会議室と、ちょっとした打ち合わせをおこなえる2~3人掛けの机がオフィス内に用意されていました。フリーアドレスを導入するにあたり、そのときの作業内容に合わせた執務場所を選択したり、より効果的な会話を生んでもらおうという意図で、フロア内にカフェスペースを設けたり、大小さまざまな机、いろいろな種類の椅子などを設置しました。

導入におけるポイント

元々は事前予約が必要なしっかりした会議室と、ちょっとした打ち合わせをおこなえる2~3人掛けの机がオフィス内に用意されていました。フリーアドレスを導入するにあたり、そのときの作業内容に合わせた執務場所を選択したり、より効果的な会話を生んでもらおうという意図で、フロア内にカフェスペースを設けたり、大小さまざまな机、いろいろな種類の椅子などを設置しました。

オフィス
せっかくの息抜きアイテムを置いたが、使われない・・・

社員の健康促進や、アウトプットの質の向上を目指し、オフィスフロア内にエクササイズマシーンやバランスボールなどを設置しました。ところが実際は全然使われず…。
カフェスペースのすぐ横に置いてしまったため、注目の的となってしまい、使うにはかなりの勇気と体力への自信が必要だったようです。

導入におけるポイント

もっと自然に使用しやすいように設置場所を工夫したり、自由にフロア内で持ち運べるようなオペレーションにするべき?あるいはエクササイズスペースとして仕切りを置いてみる?もしくはそもそも必要ない?
…まだまだ現在検討真っ最中です。

オフィス
固定席を希望した人も、フリーアドレスが始まると結局そちらを使っていた

業務特性や組織マネジメント・ガバナンスの観点から、部署固有の席を希望する声が多数ありました。しかし、実際にフリーアドレスが開始されると、さまざまなワークスペースで仕事ができている、というのが現状です。オフィスレイアウトにあたって各部署の要望を最大限聞き、多様なオフィススタイルを設けることが一番の課題だったのですが、実際フリーアドレスで働くことを通じて、懸念していたことの多くが杞憂であったと気付くことができました。

導入におけるポイント

オフィスフロアについては、まだまだいろいろと改善していけると考えています。今後、フリーアドレスを推進していくにあたり、今回の事例を参考にし、より良いオフィスレイアウトを検討していきたいです。

オフィス
適正な会議室のサイズは?

リクルートホールディングスでは会議室の使用には独自システムによる予約が必要不可欠でした。予約の際には使用目的や使用時間などに加え、使用人数の情報を入力していたので、今回オフィスレイアウトを見直す際、そのデータをもとに適正な会議室のサイズを検討しなおすことに挑戦しました。
具体的には、データから会議の半数以上が4名以下でおこなわれているのが見えたのですが、用意されているのは6名用、8名用などの大会議室が多い事がわかりました。そのため、新しく設置する会議室についてはそれぞれの部屋を小さくし、数を増やすことにしました。また部署専用の会議室などは共有化し、新たに予約不要の2名部屋やフリーに使える打ち合わせスペースを増設。もっと気軽に話し合える場を増やすことを心がけました。

導入におけるポイント

実際の予約申請という具体的なデータから会議室を見直すことで、新しい会議室のスタイルが大きな混乱なく導入できているようにみえます。オフィスレイアウトの変更を考える際は、定量的な数値を計測する期間を設けるのも良いと感じました。
また、大きな会議室を減らすことで、会議に必要な人員の見直しや会議体の再検討にも繋がりました。その結果、一斉に持ち寄るのではなく個々の会話を増やす、などの動きが発生し、スペース面だけではない新たな効果が生まれているようです。

オフィス
フリーアドレス席の椅子の選び方

フリーアドレス席は設計時の目的として「会議の合間に使いやすいように」という意図を持っていました。座面は堅いものの、姿勢などを考えるとそのほうが良い、とのアドバイスもあり、木の椅子の席を導入することに決定。しかし、実際にフリーアドレスが始まると、3時間連続でフリーアドレス席で仕事をする、というような人もちらほら…。長時間座るのに適した柔らかい椅子を求める声が多数出ることとなりました。

導入におけるポイント

クッションの導入や、木の椅子以外の違うスタイルでのワークスペースなど、多様な働き方に合わせて席を選べるよう、現在も絶賛検討中です。
実際の会議の運営状況などをヒアリングしつつ、フリーアドレス席に関してもバリエーションを用意していきたいと考えています。

オフィス
部署の要望を優先するか、全体のルールを優先するか

オフィスレイアウトの変更を滞りなく実施するため、各部署からの個別要望を可能な限り尊重するように取り組みました。
その結果、オフィスレイアウト変更後、個別要望をしなかった組織から不満の声が!
例えば、要望を上げた部署では特定の秘書業務の人だけ個別にワゴンを持っていたり、アイテムストック用のキャビネットを沢山持っていたりと、要望をせずに対応してくれた組織が不利益を被る結果となってしまい、想定外の不平等に繋がってしまいました。

導入におけるポイント

実際オフィスレイアウト変更後にも、継続して改善を続けています。そのため改めて最適な状況を想定しつつ、より良いオフィスレイアウトを検討するように一層心がけるようになりました。

オフィス
リモートワーク&フリーアドレス席の社員がどこにいるのかわからない!

初期のフィジビリティ期間中は、まだフリーアドレスが実施されておらず従業員は固定された自分の席にいました。その場合は、デスクに「本日リモートワーク中」の掲示をするなどしていたので、リモートワークのためにフロアに居ないのか、出社はしているが会議などで席を外しているのかが一目瞭然でした。
フリーアドレスが始まり、固定席がなくなった人たちの姿を見かけない場合はリモワなのか出社しているのか改めて確認をしないとわからない状態になってしまいました。

導入におけるポイント

スケジューラにリモートワークなのかどうかを記載するルールのため、時間がある場合には確認ができるものの、よりわかりやすく判別するための方法がないかを改めて検討しています。

オフィス
郵便物の受け取りが徹底されていない

フリーアドレス導入後個人の席がなくなった人もいるため、これまで席に届けていた郵便物などは個人用のロッカーに配布されるルールに変更されました。出社時に必ずロッカーを確認する、というルールとなっているものの、場合によっては荷物を持ったまま移動し、ロッカーを開けない場合などもあるため、タイミングによっては数日間郵便物が溜まってしまうなどの場合が散見しています。

導入におけるポイント

請求書や受発注書など締日が存在する書類の場合、放置されることで業務に支障をきたすこともあるため、改めて郵便物が無いかロッカーを確認してもらうことを徹底するなど、日々の運用の中での意識変革が必要です。

オフィス
フリーアドレス席の場所の説明がしづらい

従来のオフィスでは、部署ごとにゾーニングされ、オフィスのエリアごとに色分けと番地を設定(メインのエントランスから入ったところはオレンジの1番、など)していたため自分の席の位置を説明しやすく、各階のフロアが同じ運用ルールだったため、どのフロアでも色と番地で大体の位置を把握する事ができていました。
今回フリーアドレス席が導入されてから、まだ特に決まったエリア名称が浸透しておらず、メールなどで相手に現在地を説明するのがとても難しく…。元々の色分けや番地設定などは、導入中は気にせず使っていたものの、無くなってから便利だったと気づく、といういい例だと感じられました。

導入におけるポイント

今後、オフィス内に何らかのオブジェクトを用意するなど、説明する際の補足となるシンボルを導入するか検討中です。
また、エリアごとに特色を出すなど、オフィス設計時に「場所の説明をしやすい」という観点を持って考えることも重要だと認識しました。

オフィス
固定席を主とする人たち同士の会話が増加した

これまでは各組織の中に別々に存在していた、庶務や秘書などの業務サポートを主とする人々は、周囲の人間が外出してデスクの島の中でひとり、という状態になることもしばしば見受けられました。
今回フリーアドレスが導入された際に、そういった業務サポートを主とする人々の固定席エリアが集まることで、常に周りに人がいる状態になりました。隣同士でのやり取りや、部署を超えた会話が生まれ、明るく過ごせる時間が増えたように感じられます。

導入におけるポイント

業務内容によってはリモートワークを選択せず、オフィス内で働く方が効率が良いため、通常通り出社している人たちも存在します。
リモートワーク、フリーアドレス、固定席など場所に依存するのではなく、どの働き方を選択した人でもより良い環境になるように考える事で、関係の質向上に繋がるポイントは多いのだな、と感じられるエピソードでした。

オフィス
コミュニケーションの増加と、集中

フリーアドレス導入後、色々なスペースで会話が生まれ、固定席だけの時よりも部署や役職を超えたコミュニケーションが発生するようになりました。しかしその反面、作業に集中したいときにそれに適した場所がない場合もあり、自分の状況にあわせたオフィススペースの選択などをより発展させられると、より良い働き方に繋がるのではないか?と考えています。

導入におけるポイント

オープンな雰囲気を感じさせるフリーアドレスエリアを設けるとともに、あえて仕切りを付けた席や、周囲の環境から多少隔離された席を設けるなど、気分や個々人の状況に応じて選択できる席の要望も多くあり、最適な個数なども含めて現在検討をおこなっているところです。

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